Organizasyon Çeşitleri

 

• Uluslararası Akademik Organizasyonlar: Kongre, Konferans, Workshop, Webinar vb.

• Ulusal Akademik Organizasyonlar: Kongre, Konferans, Çalıştay, Seminer, Akademik Açılış

• Sosyal, Kültürel ve İdari Organizasyonlar: Pitching Day, Kültür Günü, İftar Yemeğ

Organizasyon Kategorileri

A Kategori: 

 • Üniversite, ev sahipliğinde akademik olarak düzenlenecek olan ulusal ve uluslararası kongre, konferans, akademik açılış ve çalıştay gibi kapsamlı etkinlikleri içermektedir.

 • İlgili akademik birimin yönetim/yürütme kurulundan onay alınır.

 • İlgili onay Rektörlük Makamı onayına sunulur.

 • Rektörlük makamı onayı ve ilgili akademik birimin yönetim/yürütme yürütme kurulu kararlarının ekte yer aldığı ve organizasyonun içeriğine ilişkin bilgilerin yer aldığı (katılımcı sayısı, bütçe, görevli akademik, idari personel talebi, afiş ve duyuru çalışmaları vb.) web sitesindeki başvuru formu doldurularak Uluslararası içerikli organizasyonlar için en az 6 ay, ulusal içerikli organizasyonlar için en az 3 ay öncesinden organizasyon birimine başvuru yapılır.

 • Başvuru etkinlik takviminin uygunluğu göz önüne alınarak organizasyon birimi tarafından değerlendirmeye alınır ve uygunluk durumuna göre planlama yapılarak bilgi paylaşımı sağlanır.

 • İlgili akademik ve idari birimlere ilgili bilgilendirme yapılır. 

Örn: SEPIP 

B Kategori: 

B1: Üniversitenin akademik birimleri (Enstitü, Fakülte, MYO, Bölüm) kapsamında düzenlenen seminer, webinar, panel vb. organizasyonları kapsamaktadır. 

•  İlgili akademik birimin yönetim/yürütme kurulundan onay alınır.

•  İlgili akademik birimin yönetim/yürütme yürütme kurulu kararlarının ekte yer aldığı ve organizasyonun içeriğine ilişkin bilgilerin yer aldığı (katılımcı sayısı, bütçe, görevli akademik ve idari personel talebi, afiş ve tanıtım duyuruları vb.) web sitesindeki başvuru formu en az 1 ay öncesinde doldurularak başvuruda bulunulur.

•  Başvuru etkinlik takviminin uygunluğu göz önüne alınarak organizasyon birimi tarafından değerlendirmeye alınır ve uygunluk durumuna göre planlama yapılarak bilgi paylaşımı sağlanır.

•  İlgili akademik ve idari birimlere ilgili bilgilendirme yapılır. 

B2: Akademik birimlerin kendi iç işleyişlerinde organize edecekleri etkinlikleri kapsamaktadır. 

•  Etkinlik takviminde çakışmanın önlenmesi ve duyuru süreçlerinin koordinasyonunun sağlanması amacıyla birimler planlayacakları etkinliklere ilişkin 15 gün öncesinde  organizasyon birimine bilgi verir. İlgili tarihe yönelik daha öncesinde farklı bir organizasyon planlaması yapılmış ise en yakın uygun tarih hakkında ilgili birim ile bilgi  paylaşılır. 

Örn: Fakulty Talks, Üreten Türkiye Paylaşımları, Üniversite Hayatına Giriş / Girişimcilik Dersi Seminerleri vb. 

C Kategori : 

• Üniversite kapsamında düzenlenecek olan sosyal ve kültürel içerikli organizasyonları (iftar yemeği, özel gün kutlamaları, resmi ve dini bayram kutlamaları, pitching day, uluslararası kültür günü vb.) kapsamaktadır.

• Rektörlük makamının bilgisi/onayı dahilinde Genel Sekreterlik Makamı ile organizasyon hazırlık planlaması yapılır.

• Organizasyon hazırlıkları etkinlik takvimine bağlı olarak en az 1 ay öncesinden başlatılır.

• İlgili akademik ve idari birimlere ilgili bilgilendirme yapılır. 

Örn: Pitching Day, Uluslararası Kültür Günü vb.

Organizasyon Süreci

Organizasyon Öncesi Hazırlık 

• Talep formuna bağlı organizasyonun kategorisinin belirlenmesi (A-B-C ve Üniversite/Fakülte/MYO/Bölüm/Genel Sekreterlik)
•  Organizasyonun içeriğinin ve kapsamının belirlenmesi
•  Organizasyon kapsamında (iş birliği içerisinde gerçekleştirilen organizasyonlarda) iletişime geçilmesi gerekli ilgili kişiler ile iletişimin kurulması
•  Organizasyonda ihtiyaç duyulacak akademik/idari personel birim ve sayılarının belirlenmesi
•  Üniversite web sayfasının (ulusal ya da uluslararası kongre, workshop vb. olması halinde) Kongreler menüsünde yer verilmesi
•  Akademik organizasyonlar kapsamında oluşturulan düzenleme komite üyeleri ile bir araya gelinmesi
•  Organizasyon senaryosunun hazırlanması
•  Organizasyona ilişkin katılımcı imza çizelgelerinin ve eğitim değerlendirme formunun hazırlanması
• Organizasyon öncesi hazırlık için (afiş, tanıtım, protokol listesi, davetiyelerin, katılım belgelerinin planlanması, ses, salon ve canlı yayın vs.) ilgili kişilerle çalışmaların tamamlanması
• Organizasyon için bütçe talep edilmesi halinde Rektörlük ve Genel Sekreterlik Makamının onayına sunulur.
• Basın daveti ve basın ile organizasyona ilişkin bilgilerin paylaşılması 

Organizasyon Günü 

• Organizasyondan en az 1 saat öncesinde son kontrollerin yapılması
•  Organizasyon günü karşılamada yer alacak olan akademik ve idari personelin programın en az 30 dk öncesinde görev yerinde bulunmalarının sağlanması
•  Karşılamada kayıt masası oluşturularak katılımcı kayıtlarının tutulması
• Organizasyon sürecinde sunulacak ikramlıkların etkinlik başlangıcında ve etkinlik arasında kontrollerinin sağlanması
• Organizasyon sonunda katılımcılar ile değerlendirme anketlerinin paylaşılarak geri dönüşlerin takip edilmesi 

Organizasyon Sonrası 

• Katılım belgelerinin hazırlanarak, kontrollerinin sağlanması ve katılımcılar ile paylaşılması
• Organizasyona ilişkin sosyal medya paylaşımlarının yapılmasının takibi
• Organizasyona ilişkin değerlendirme formlarına ilişkin verilerin elde edilerek rapor haline getirilmesi
• Organizasyon çıktılarının arşivlenmesi

Organizasyon Başvuru

 

Organizasyon Talep Formu

Organizasyon Bütçe Talep Formu

Organizasyon Birim Kataloğu

 

İletişim

 

Dr. Egehan ÖZKAN ALAKAŞ

E-mail: organizasyon@ostimteknik.edu.tr

Our experts will guide you every time

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat.

Learn More